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1. Identifier qui porte la formation
Avant de télécharger des modèles, réponds à quatre questions : qui vend, qui signe, qui facture et qui réalise la formation ? Si tu interviens pour un autre organisme, fais préciser les documents qu’il fournit et ceux qui relèvent de toi.
Dans le parcours avec Lab Académie, les conventions, l’émargement, les évaluations et le suivi de satisfaction font partie du cadre présenté. Le contrat de collaboration précise la répartition réelle des tâches. Avec ton propre OF, il faut organiser ces fonctions ou définir leur délégation.
2. Stabiliser le programme et les informations utiles
Le programme doit correspondre à ce qui sera réellement proposé : public, prérequis, objectifs, séquences, durée, méthodes et évaluation. Vérifie la cohérence entre ce document, le devis, les échanges avec le client et les modalités pratiques.
Les objectifs et contenus, les formateurs, les horaires, l’évaluation, les coordonnées du contact prévu par le texte et le règlement intérieur doivent être mis à disposition avant l’inscription définitive, selon l’article L6353-8. Source : Code du travail, L6353-8 : informations avant inscription
Pour t’aider à organiser les contenus, consulte le guide pour construire un programme pédagogique. Un support de présentation ne remplace pas à lui seul l’information nécessaire au participant.
3. Choisir le document contractuel adapté
La relation avec un acheteur
L’article L6353-1 prévoit une convention entre l’acheteur et l’organisme qui dispense l’action. Source : Code du travail, L6353-1 : convention de formation Dans les situations de financement visées par D6353-1, les mentions comprennent notamment l’objectif, le contenu, les moyens, la durée, la période, les modalités de suivi et de sanction, la part à distance, le prix et le règlement. Source : Code du travail, D6353-1 : mentions des conventions dans les situations de financement visées
La personne qui finance elle-même sa formation
Lorsqu’une personne physique suit une formation à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu avec le dispensateur avant l’inscription définitive et tout règlement. Source : Code du travail, L6353-3 : contrat individuel de formation Vérifie aussi les autres dispositions applicables, notamment les conditions de rétractation et de paiement, avant de choisir un modèle.
Le nom donné au document ne suffit pas à le rendre adapté. En cas de situation particulière, fais examiner le cadre par le professionnel compétent. Le service de cadrage juridique proposé ici n’est pas présenté comme une consultation juridique spécialisée.
4. Préparer l’accueil et le déroulement
Un message pratique ou une convocation peut regrouper date, horaires, accès, matériel et contact en cas de difficulté. Pour une formation à distance, explique le mode de connexion et prévois une vérification technique adaptée.
Exemple fictif : un participant a reçu un programme indiquant une session en salle, mais les derniers échanges prévoient une visioconférence. Corrige les documents concernés et confirme les modalités avant la session. Ajouter un lien de réunion sans vérifier les autres informations laisse une ambiguïté.
5. Organiser la réalisation, les acquis et les retours
Prépare la méthode retenue pour suivre la participation, les activités d’évaluation et le recueil des retours. Donne à chaque outil une fonction claire : un émargement suit la présence, une évaluation vérifie les acquis, un questionnaire de satisfaction recueille le ressenti.
La forme des preuves et les documents de fin doivent être adaptés au cadre applicable et aux exigences du financeur éventuel. Ne présente pas une feuille standard comme une garantie de conformité dans toutes les situations. Le guide sur l’évaluation des acquis aide à distinguer les outils pédagogiques.
6. Faire une dernière vérification du dossier
- Les intitulés, dates et durées concordent-ils ?
- Le client, les participants et les intervenants sont-ils correctement identifiés ?
- Les informations et engagements nécessaires sont-ils disponibles au bon moment ?
- Les responsabilités et les moyens de suivi sont-ils compris ?
- Les documents sont-ils classés pour être retrouvés après la session ?
L’accompagnement à la création d’OF comprend notamment les premiers documents du dossier NDA et une préparation documentaire selon la prestation retenue. Le suivi de conformité distingue contrôle et gestion déléguée. Demande un périmètre précis selon ton point de départ.